KSeF to ogólnopolska platforma do wystawiania i odbierania faktur elektronicznych. Formalnie jest to system faktur ustrukturyzowanych, czyli dokumentów w ścisłym formacie XML narzuconym przez Ministerstwo Finansów.

Dzięki KSeF faktura trafia najpierw do centralnego systemu MF, gdzie uzyskuje unikalny numer i jest automatycznie sprawdzana, a dopiero potem do kontrahenta. Oznacza to jednolity standard danych i pewność, że dokument dotarł do urzędu czy odbiorcy. W skrócie, po raz pierwszy faktury będą przekazywane błyskawicznie w ujednolicony sposób: od razu trafią do nabywcy i urzędów, co przyspieszy obsługę i zmniejszy ryzyko błędów.

• Automatyzacja obiegu – struktura faktur w KSeF jest jednolita, co umożliwia pełną automatyzację księgowania i obiegu dokumentów. Usprawnia to procesy i oszczędza czas pracowników
• Brak potrzeby własnego archiwum – faktury ustrukturyzowane są przechowywane w KSeF przez 10 lat, co eliminuje konieczność samodzielnego archiwizowania
• Szybszy zwrot VAT – dzięki pełnej kontroli fiskusa nad fakturami planowane jest skrócenie standardowego terminu zwrotu VAT z 60 do 40 dni. W praktyce firmy otrzymają zwrot podatku szybciej niż dotychczas
• Większe bezpieczeństwo – podpis elektroniczny każdej faktury i weryfikacja kontrahenta w KSeF gwarantują autentyczność dokumentów i ograniczają ryzyko nadużyć.
• Niższe koszty procesów – jednolity format wymusza precyzyjne dane, co minimalizuje błędy księgowe. Wszystko odbywa się elektronicznie, więc zmniejsza się papierologia. Ponadto, dostęp do faktur w każdym momencie z centralnej bazy ułatwia wyszukiwanie i kontrolę dokumentów.

Obowiązek e-fakturowania w KSeF wprowadzany jest etapami.

• Duże firmy (sprzedaż >200 mln zł w 2024 r.) muszą korzystać z KSeF już od 1 lutego 2026 r.,
• Pozostali przedsiębiorcy – od 1 kwietnia 2026 r.
• Najmniejsze podmioty (tzw. cyfrowo wykluczeni, np. sprzedaż poniżej 10 tys. zł miesięcznie) mają dodatkowy czas i dołączą dopiero od 1 stycznia 2027 r.

Warto jednak pamiętać, że już od początku 2026 r. duzi kontrahenci mogą wysyłać faktury tylko przez KSeF, więc lepiej wcześniej zintegrować system z nowym standardem

Nowoczesne systemy księgowe i ERP są gotowe na KSeF. Przykładowo enova365 posiada moduł KSeF w standardzie licencji – klienci enova365 wysyłają i odbierają faktury przez KSeF bez dodatkowych opłat.

Podobnie Symfonia oferuje aplikację Symfonia KSeF Plus, która pozwala połączyć dowolne oprogramowanie finansowo-księgowe z KSeF przez API. Dzięki temu można automatycznie generować poprawny plik XML i wymieniać faktury bez ręcznego logowania się do serwisu MF. W praktyce integracja oznacza, że fakturę wystawiasz jak dotychczas w swoim systemie, a jego moduł KSeF zajmie się resztą (numeracją KSeF, podpisem elektronicznym, przesłaniem i archiwizacją).

1. Analiza przepisów i plan działania: Zapoznaj się z aktualnymi regulacjami (np. na stronie ministerstwa) i przejrzyj terminarz wdrożenia KSeF. 

2. Weryfikacja systemów ERP: Sprawdź, czy Twoje oprogramowanie ERP potrafi generować faktury w formacie XML. Być może trzeba zaktualizować lub dokupić odpowiedni moduł. 

3. Dostosowanie procedur: Przygotuj wewnętrzne procesy fakturowania tak, aby dane wymagalne w fakturze ustrukturyzowanej były kompletne i poprawne już na etapie jej tworzenia. Zadbaj o nadanie uprawnień do wystawiania faktur odpowiednim osobom (np. autoryzacja podpisem elektronicznym) i ustal jasny schemat obiegu dokumentów.

4. Szkolenia i informowanie pracowników: Przeprowadź szkolenie dla działu księgowości oraz działów sprzedaży i obsługi klienta. Nowy system fakturowania wymaga koordynacji, dane muszą być kompletne, a pracownicy muszą wiedzieć, jak wystawiać faktury w KSeF.

5. Testy i komunikacja: Przećwicz proces wystawiania faktury przez KSeF. Przetestuj korzystanie z trybu offline24 (tradycyjne wystawianie poza systemem z późniejszą synchronizacją). 

6. Monitorowanie zmian: Sytuacja prawna KSeF może się nieco zmieniać (np. wyjątki i terminy). Śledź komunikaty Ministerstwa Finansów lub skorzystaj z pomocy doradców podatkowych.